Interim projekt v praxi: prvních 30 dní

Smlouva je podepsaná, nástup je za pár dní a klient čeká, že se věci pohnou. První měsíc na interim projektu rozhodne o tom, jestli budete mít v závodě autoritu, nebo budete až do konce projektu dohánět dojem z prvních týdnů.

Tento článek popisuje, jak vypadá interim projekt v praxi z pohledu experta: co si domluvit před prvním dnem, co dělat v prvním týdnu, kdy přijít s diagnózou a prvními opatřeními a co má být hotové na konci čtvrtého týdne. Najdete tu i chyby, které pokazí jinak dobrý začátek.

Před prvním dnem: zadání na papíře

Spousta problémů na interim projektech začíná už v rozhovoru před podpisem. Když není jasné, čeho máte dosáhnout a s jakými pravomocemi, strávíte první týdny vyjednáváním o vlastní roli. Před nástupem si proto nechte písemně potvrdit tyto body.

• Cíl projektu v jedné nebo dvou větách a způsob, jak se bude měřit: OTIF, otevřené reklamace, termín SOP nebo úspěšný zákaznický audit
• Rozhodovací pravomoci: o lidech v týmu, o výdajích, o změnách procesů a o komunikaci se zákazníkem
• Komu reportujete, jak často a v jaké podobě
• Eskalační cesta: na koho se obrátíte, když rozhodnutí přesahuje vaše pravomoci nebo se něco zasekne
• Přístup k datům a systémům od prvního dne: ERP, reklamační systém, dokumentace PPAP, zákaznické portály
• Kdo po vašem odchodu převezme agendu
• Jak a kdy vedení představí vaši roli týmu

Pokud klient na některý bod neumí odpovědět, i to je užitečná informace. Poznamenejte si ji a vraťte se k ní na konci prvního týdne, kdy už budete vědět víc.

Jak vypadá interim projekt: prvních 30 dní krok za krokem

Každé zadání je jiné, ale rytmus prvního měsíce se opakuje, ať řešíte zákaznickou eskalaci v kvalitě, náběh nové výroby, nebo přesun linek. Časy jsou orientační. Při akutní eskalaci se první dva kroky zkrátí na několik dní.

1. 01

   Týden 1: poslouchat a vidět

   Jděte přímo do výroby (gemba), na každou směnu aspoň jednou. Sejděte se s týmem, s mistry směn, s kvalitou, logistikou a nákupem. Vyžádejte si data a oddělte fakta od názorů.

2. 02

   Týden 2 až 3: diagnóza a první opatření

   Představte vedení, co jste zjistili, a domluvte si priority. Stabilizujte nejpalčivější problém a udělejte první opravy, kterých si všimne tým i zákazník.

3. 03

   Týden 4: plán do konce projektu

   Připravte plán s milníky a KPI, odevzdejte první report a návrh, jak na konci předáte agendu.

První týden: výroba, lidé a data

V prvním týdnu nejvíc získáte tím, že hodně posloucháte a málo měníte. Lidé v závodě vás bedlivě sledují a jejich první dojem rozhodne o tom, kolik vám později řeknou. Jděte na linku, do skladu, na příjem a na kontrolu kvality. Ptejte se operátorů a mistrů, co je zdržuje, a nechte je domluvit.

Zároveň si vyžádejte čísla. Hledáte rychlá fakta, která se dají ověřit. Hotovou analýzu od vás zatím nikdo nečeká.

• OTIF a nedodávky hlavním zákazníkům za poslední měsíce
• Otevřené reklamace a 8D reporty, jejich stav a termíny dohodnuté se zákazníkem
• Stav PPAP u nových dílů a termín SOP, pokud jde o náběh nové výroby
• Výsledky posledního zákaznického auditu a otevřená nápravná opatření
• Hodnocení dodavatelů a otevřené eskalace v kvalitě dodavatelů (supplier quality)

Na konci týdne byste měli umět pojmenovat dva nebo tři problémy, které stahují výsledek dolů, a znát lidi v týmu, kteří jim rozumějí nejlépe.

Druhý a třetí týden: diagnóza a první viditelné výsledky

Diagnózu představte vedení dřív, než začnete dělat velké změny. Stačí krátká schůzka: co jste viděli, co považujete za příčinu a co navrhujete řešit jako první. Pokud vedení vidí situaci jinak, je lepší to zjistit ve druhém týdnu než ve třetím měsíci.

Pak stabilizujte nejpalčivější problém. Při zákaznické eskalaci to může být denní řízení otevřených 8D s jasným vlastníkem každého bodu, při náběhu výroby týdenní přehled PPAP po dílech a dodavatelích. První opravy mají být malé a viditelné, aby tým viděl, že se věci hýbou.

Dobrým příkladem je projekt pro Bugatti Rimac. Při přípravě nových modelů potřeboval klient rychle posílit tým kvality dodavatelů a tři interim supplier quality inženýři obnovili pravidelnou komunikaci s více než 30 dodavateli.

Čtvrtý týden: plán, KPI a první report

Na konci prvního měsíce by měl klient dostat písemný plán do konce projektu. Obsahuje milníky, odpovědné osoby a několik KPI, která se dají měřit každý týden a kterým vedení i tým rozumějí stejně. U kvality to bývá počet otevřených reklamací a dodržení termínů 8D, u logistiky OTIF, u projektu termín SOP a stav PPAP.

První report ať je krátký a pravdivý: co se změnilo, co ne, kde potřebujete rozhodnutí vedení a kde hrozí eskalace. Dlouhý report bez rozhodnutí vám důvěru nepřinese.

Do plánu patří i předání agendy, na které myslíte od prvního dne. Komu předáte procesy, kdo povede porady a které dokumenty musí být v pořádku, až odejdete.

Na jednom z projektů GQ interim doplnil project quality engineer dokumentaci kvality a projektovou dokumentaci, koordinoval dodavatele a řešil kritické problémy přímo u zákazníka. Projekt, který byl v eskalaci, se za 6 měsíců dostal do sériové výroby palubních desek v plánovaném termínu.

7 500+

expertů v databázi GQ interim

1 550+

dokončených projektů

3 až 12

měsíců trvá typické angažmá

2011

od tohoto roku v regionu CEE

Typické chyby v prvním měsíci na interim projektu

Tyhle chyby dělají i lidé s dlouhou praxí v řízení, protože na stálé pozici měli čas je napravit. Na interim projektu ten čas nemáte.

1. 1Zatažení do firemní politiky. V prvním týdnu vám každý vysvětlí, kdo za problémy může. Poslouchejte, ale cizí spory nepřebírejte. Pracujete na zadání, které vám dalo vedení.
2. 2Sliby navíc. Termín, který jste zmínili první den, si zapamatuje každý. Slibujte až po diagnóze a raději méně.
3. 3Poradce místo vlastníka. Klient si neobjednal zprávu s doporučeními. Čeká, že problém převezmete, rozhodnete a v mezích dohodnutých pravomocí ponesete odpovědnost za výsledek.
4. 4Splynutí s firmou. Po několika týdnech začnete vidět věci stejně jako interní tým a přestanete klást nepříjemné otázky. Odstup je jeden z důvodů, proč si vás firma zavolala, tak si ho udržte.

Co klient od interim manažera očekává

Klient, který si volá interim experta, má obvykle problém, na který nemá čas ani lidi. Čeká, že rychle pochopíte situaci, převezmete odpovědnost a budete otevřeně mluvit o tom, co jde a co ne. Stejně mu záleží na tom, aby výsledky vydržely i po vašem odchodu.

Pokud jste podobné situace už řídili, popište je v profilu konkrétně. Jak na to, rozebíráme v článku o tom, jak napsat interim profil, který si klient vybere. Pokud s interim prací teprve začínáte, podívejte se na první kroky, jak se stát interim manažerem.

Jaká zadání jsou právě otevřená, uvidíte v databázi otevřených projektů. Profil v databázi expertů GQ interim je zdarma a po registraci máte přístup k aktivním projektům. Sami si určujete, kde a na čem budete pracovat. Zaregistrujte se do databáze expertů.